EMR yang diterapkan di fasilitas kesehatan memiliki beberapa stage atau tingkatan. Masing-masing stage juga memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Untuk lebih jelasnya, mari simak EMR stage 1-7 berikut ini.

Stage 1

• Semua sistem klinis tambahan utama telah dipasang. The Clinical Data Repository (CDR) atau repositori data klinis juga mencapai lebih dari 90% dari data laboratorium. Data ini tersedia untuk analisis yang sedang tren dan Clinical Decision Support (CDS) atau pendukung keputusan klinis. Selain itu, CDR memiliki lebih dari 90% dari semua gambar Digital Imaging and Communications in Medicine atau DICOM dan non-DICOM yang disimpan secara terpusat pada data pasien. Data ini juga tersedia di seluruh jaringan rumah sakit dengan minimal 25% tersedia untuk dokter dan dapat diakses secara online.
• Rencana ketahanan bisnis tersedia untuk setiap sistem tambahan untuk menggambarkan bagaimana cara mengomunikasikan cakupan dan durasi pemadaman listrik serta proses untuk mendistribusikan hasil sesuai kebutuhan.

STAGE 2

• Pada tahap ini, dokter memiliki akses ke CDR untuk meninjau hasil rekam medis. Komite tata kelola klinis dibentuk untuk mulai menentukan alur kerja dan tujuan CDS. Kebijakan dan prosedur untuk bedside scanning, pengumpulan spesimen, blood administration dan scanning yang relevan secara klinis juga sudah ada. Penggunaan yang tepat dan kebijakan pelatihan keamanan pun telah ditentukan.
• Manajemen perubahan IT mencakup tinjauan perubahan dan memiliki rollback plan sebelum perubahan tersebut dilakukan. Penerapan ini pun diprioritaskan berdasarkan kekritisan (tinggi, sedang, rendah atau serupa) untuk kelangsungan bisnis.

STAGE 3

• Lebih dari 25 persen dokumentasi klinis dibuat menggunakan perangkat online dan tersedia untuk anggota tim klinis di CDR. Aplikasi Electronic Medication Administration Record (eMAR) juga diterapkan untuk semua obat.
• Akses ke sumber data eksternal (misalnya, materi pendidikan untuk referensi dokter, sistem regional atau nasional, pendaftar, sistem imunisasi dan vaksinasi) tersedia untuk dokter. Selain itu, dokter juga memiliki akses secara remote pada catatan medis pasien.
• Infrastruktur untuk bedside point dari perawatan scanning direncanakan atau dipasang, tetapi tidak di semua lokasi. Komite tata kelola klinis memiliki sebuah proses untuk meninjau dan memperbarui peluang CDS.
• Kontrol akses berbasis peran untuk mengatur akses yang sesuai berdasarkan peran staf.
• Pemadaman listrik terjadwal telah dikomunikasikan, termasuk area yang terkena dampak dan durasinya. Rencana persiapan pun telah ditetapkan untuk beralih ke waktu henti dan pemulihan dari pemadaman listrik tersebut.

STAGE 4

• Lebih dari 50 persen dari semua medical order dilakukan menggunakan Computerized Practitioner Order Entry (CPOE) oleh dokter mana pun yang memiliki lisensi untuk membuat pesanan. CPOE didukung oleh mesin aturan CDS untuk pemeriksaan konflik yang belum sempurna dan order ditambahkan ke bagian keperawatan dan CDR. Target hasil klinis diidentifikasi di area tertentu, misalnya, kelompok penyakit, prosedur klinis, dan layanan operasional.
• Lebih dari 50% dari semua dokumentasi klinis dibuat menggunakan perangkat online dan tersedia untuk anggota tim klinis di CDR. Jika tersedia untuk umum, dokter memiliki akses ke database pasien secara nasional atau regional untuk mendukung pengambilan keputusan, misalnya, obat-obatan, gambar, imunisasi, hasil lab, dan lainnya.
• Selama waktu henti EMR, dokter memiliki akses untuk mengetahui alergi pasien, daftar masalah/diagnosis, obat-obatan, dan hasil lab.
• Target kepuasan pasien diidentifikasi untuk setiap program klinis dan untuk segmen populasi pasien tertentu, misalnya pasien rawat inap, kasus harian, pasien rawat jalan, ruang gawat darurat.
• Komite tata kelola klinis menilai efektivitas order dan rangkaian order yang terkomputerisasi, misalnya, kemanjuran, kegunaan, dan kepatuhan.

STAGE 5

• Lebih dari 75 persen dokumentasi klinis dibuat menggunakan perangkat online dan tersedia untuk anggota tim klinis di CDR. Lebih dari 25 persen obat diidentifikasi secara elektronik di bedside. Faskes mampu melacak ketepatan waktu kinerja keperawatan (misalnya pesanan obat berjangka waktu) untuk memeriksa efisiensi dan produktivitas alur kerja dan kualitas perawatan. Sistem elektronik terus memantau setidaknya satu kondisi pasien, seperti tanda vital atau nilai laboratorium untuk memperingatkan anggota tim perawatan secara otomatis tentang risiko penurunan status kesehatan pasien.
• Health Information Exchange atau HIE memungkinkan dokumen dari sumber eksternal dapat diintegrasi ke dalam CDR dan sebuah ikon digunakan untuk menunjukkan data eksternal tersedia untuk tim dokter. Kasus atau situasi darurat memiliki strategi dokumentasi yang ditetapkan untuk memverifikasi keakuratan atas intervensi perawatan. Adanya perangkat berkirim pesan yang aman antar dokter yang memungkinkan terjadinya komunikasi tim dan kolaborasi. Antarmuka dua arah tersedia untuk HIE eksternal untuk pembaruan masuk dan keluar. Tim perawatan menawarkan/menyediakan telehealth, misalnya pemantauan berbasis telepon dan navigasi perawatan. Hal ini dilakukan untuk mendukung pengawasan pasien, konsultasi, dan perawatan, baik sebelum masuk faskes maupun setelah pulang.
• Tata kelola klinis menilai efektivitas CPOE dan menyetujui perubahan alur kerja untuk meningkatkan efisiensi staf. Target hasil klinis diukur dan digunakan untuk memprioritaskan perubahan. Target kepuasan pasien menginformasikan program peningkatan layanan di setiap area klinis, misalnya bedah, obat-obatan, rawat inap, dan rawat jalan.
• Tata kelola analitik data telah menetapkan data hasil yang diperoleh, seperti pembilang, penyebut, dan titik data dari berbagai sumber pun telah diselesaikan.

STAGE 6

• HIE memungkinkan data terstruktur atau berkode dari sumber eksternal untuk diintegrasikan ke dalam CDR. Selain itu, sebuah ikon juga digunakan untuk menunjukkan data eksternal tersedia untuk tim klinis.
• Kepuasan pasien diukur menggunakan alat digital otomatis (misalnya, perangkat, aplikasi, dan portal berbasis web) untuk membuat profil pengalaman pasien selama menjalani rawat inap. Pasien dapat mengakses catatan atau data klinis, mulai dari status pemulangan dan pendidikan. Pasien juga dapat mengirimkan data hasil yang dilaporkan secara mandiri dan dapat memperbarui data status kesehatan pribadi secara online. Misalnya, kepatuhan pengobatan, penilaian risiko diri, dan mengunggah gambar yang relevan secara medis. Pasien juga dapat melaporkan kemajuan dengan jalur perawatan atau terapi, misalnya pasien dapat mendokumentasikan bahwa mereka melakukan tindakan yang diresepkan atau direkomendasikan.
• Tata kelola analitik secara aktif menilai data hasil untuk perubahan yang diperlukan, di mana ini tersedia di repositori umum. Tingkat efek samping (kesalahan medis, semua jenis) per hari dari pasien (rawat inap) dan tren selama periode 12 bulan. Tingkat efek samping yang terkait dengan proses perawatan berisiko tinggi dilacak dengan cara: kesalahan antikoagulasi per efek samping, kesalahan insulin per efek samping, kesalahan sedasi sadar per efek samping, penggunaan produk darah yang salah, penggunaan obat penawar, kesalahan pengobatan intravena per efek samping.
• Perangkat medis terintegrasi ke dalam EMR, misalnya perangkat pemantauan di ICU.
• Komite tata kelola klinis dibentuk dan bekerja sama dengan tata kelola data untuk mengoptimalkan perolehan hasil perawatan klinis agar dapat digunakan untuk mengidentifikasi prioritas kualitas dan keamanan.

STAGE 7

• Meningkatkan keselamatan pasien. Mengevaluasi dan meningkatkan keselamatan pasien di fasilitas akut dengan mengoptimalkan penerapan EMR untuk memberi akses ke informasi penting kapan pun dan di mana pun dokter membutuhkannya.
• Meningkatkan Kepuasan Pasien. Mengurangi waktu, kesalahan dalam pemberian perawatan, dan melihat peningkatan kepuasan pasien. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan perawatan dengan memiliki informasi dan waktu yang tepat untuk pasien dan dokter.
• Dokter Pendukung. EMR yang efektif dirancang untuk penggunaan berbeda dari dokter yang memeriksa pasien. EMRAM memastikan alur kerja dan konten dalam alat digital memenuhi kebutuhan tim klinis sambil terus memantau kepatuhan terhadap standar yang disetujui.
• Data Aman. Kebijakan dan tata kelola rumah sakit yang efektif untuk keamanan data merupakan komponen penting dari keberhasilan implementasi EMR. EMRAM memandu organisasi dan pembuat kebijakan terhadap penggunaan yang tepat atas data yang tersimpan dalam EMR. Selain itu, akses terhadap data tersebut juga tersedia untuk tim dokter dan orang yang berkepentingan di dalam organisasi.